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干货:控制原材料入库、供应商付款和成品出货的关键点

  一、直发货物入库的问题

  最近有位朋友和我讨论一个问题,是关于供应商货物不进入自己仓库,直发客户仓库的事情。以下是我们之间的对话。

  友:如果是供应商直发货物给客户,实物不进入我们工厂的仓库,那么在ERP系统的入库操作,应该是谁操作?我理解应该是谁下订单(比如采购或是销售),谁就应该做系统入库。请问是否可以这样操作?

  我:原则上采购或销售人员不能做系统收货。你这种情况,可以由采购/销售凭着客户的签收回单,找你们做系统入库的同事代为操作。

  友:由采购/销售把入库信息告诉系统操作的人,后者再把数据录入系统,这样是否有些多此一举?而且我也没有能力去验证客户第三方仓库入库的真实情况。

  我:话虽如此,我们也要考虑如何证明客户确实是从供应商这里收到过这些货物,从财务审计合规角度来看,这是必须要经得起审核的。

  我的朋友说自己以前也这样操作过,公司里没人提出过任何异议。不过他觉得我的分析有点道理,回去要再想一下如何完善流程。

  二、流程为什么要搞得这么“麻烦”?

  我很理解我的这位朋友的想法。很多公司都有这种情况,自家不生产的产品,由原材料供应商,直接配送至客户仓库,省去转运和重复装卸的费用,甚至还能节省一些物流费用。

  从实物流操作角度来看绝对是没问题的。但是从信息流和财务流方面,我们需要谨慎地处理,堵住流程中潜在的漏洞,避免造成渎职的风险。

  我也有类似的经验。以前,我在一家通讯企业做海外项目管理的时候,我们公司有很多供应商原料(光纤电缆、通信铁塔、电线杆子)直发海外,没有进入过公司仓库,我当时在项目组负责物流,需要去完成直发货物的入库手续。

  具体做法就是拿着相关资料文件,去工厂仓库找到收货人员,请他一笔笔地输入SAP系统,完成入库过账。

  那个时候我也觉得很麻烦,不理解为什么要这样做,因为每次办入库手续都要花去我半天的时间,先要坐车从公司总部跑到偏远的仓库,还要配合仓库同事的时间(都是大爷,催不得),一起把入库的活儿做完,然后再坐车回到办公室。

  当年是不太理解,但我现在回想起来,觉得还是很有必要“麻烦”一点的。

  我们知道,货物在系统入账后,供应商开了发票,财务就要准备付款。如果我有了入库的权限,那不是我想在系统里收多少货物,就可以做多少入库。

  公司内部人员只要和供应商一勾结,虚开入库数量,就会给公司造成财产损失。入库职责权限如果设置的不合理,就会造成权力寻租的空间,为腐败提供了滋长的土壤。

  所以我们的入库流程设计得宁可“麻烦”一些,也要尽力堵住制度的漏洞,避免产生供应链渎职的风险。

  供应商付款的最佳实践案例是“三点相符”原则。

  三点分别是供应商发票、采购订单和收货单据文件。相符是指数量、产品单价、订单描述和其他发票信息都要能够对应上。这三份单据必须完全相符,目的就是为了防范错误和潜在的渎职风险。

  供应商如果想要虚开发票,就要想尽办法买通采购、仓库收货,甚至还有财务人员,而这样做的难度是很高的,任何一方的人员发生了更换轮岗,供应商需要重新打通关系。使用三点相符的方法就可以最大程度地减少了公司财产损失的风险。

  三、如何预防供应链渎职风险?

  根据ASCM CSCP教材中提到的,应对供应链渎职风险的控制关键点是要做到职责分离(Segregation of duties),比如采购寻源和采购订单权限必须分开。

  寻源Sourcing是负责供应商开发、新产品定点、年度价格谈判、供应商关系维护等一系列商务方面的工作,采购的权限较大,对供应商有很大的话语权。

  采购订单下达更多是偏重采购计划和订单执行等日常操作工作,由于没有供应商选择、议价的权利,对供应商的影响力相对较小。

  考虑到职责分离的原则,很多大公司都是把下采购订单的权利和寻源分开,而且还把前者的组织架构放在供应链部门,彻底与采购部门“划清界限”,目的就是为了防止采购既可以找供应商谈价格,又可以决定下订单的数量。这就避免了采购寻源“既当裁判,又做球员”的情况出现。

  还有一种职责分离的情况是在仓库货物出库的场景中。仓库员工不可以既批准物料移动,又自己执行移动。

  例如仓库保管员工监守自盗,利用职务之便,在系统里完成货物的出库,然后串通外部的不法分子,在半夜里让卡车开进仓库,保管员把货物装上车,堂而皇之地运出去卖掉。所以我们要设置仓库移库权限,不能让员工既可以在系统做出库,又同时负责出货操作。

  职责分离的实施要点是执行一定要到位,不能有特殊例外情况。很多人能够理解流程制度,在实施的初期也会遵守,但随着时间的流逝,人们就会慢慢地疏忽起来,不再严格地按照流程办事,而是走一些“自定义”的捷径。

  比如公司规定了仓库保安只能允许提前预约过的卡车进入仓库提货,但是面临着临时紧急发货的情况,保安会迫于压力,疏忽这项规定,让没有预约过的卡车也进入工厂。

  虽然出货很紧急,仓库方面没能提前通知保安,属于特事特办的情况,但这已经破坏了原先设立的规定。只要开了一个先例,就会让其他人难以信服,继续再遵照执行,所以流程的具体执行一定要杜绝特殊例外情况,否则人们就会逐渐地漠视流程,直至不再遵守。

  渎职风险最好的应对方法就是职责分离,“把权力关进制度的笼子里 ”,不仅保障了公司财产安全,也保护了员工的职业生涯,不会有意或无意地犯错。

  合规履职,诚信至上。

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关键词: 职能,仓库,仓储