改善库存准确率的执行策略

九州物流网2021-11-10

  当库存准确率难看的报表摆在我们面前时,那一刻会想到的是什么?

  执行不到位?

  策略有问题?

  流程欠梳理?

  数据只是一个结果,而造成这个结果的是仓库具体的运作过程。

  唯数据论是我们要坚决避免的一类行为,因为单凭一个结果是不足以下判断找到关键的问题点。

  数据唯一带给我们的是一个评判的标准,这个标准可以是我们自己制定的,也可以是按照客户标准制定的。

  至于说这个标准是否合理,是否能够普遍性达成,这是制定者需要考虑的问题。

  换言之,数据只是数据,摆在那里,提醒我们,最终还是要落于实践,光一个笼统的数据结果,没有任何的意义。

  我们需要以数据为依托,追根溯源找到流程中或者某个人的工作问题,探讨改善方案。

  就库存准确率这个数据来说,我们要做的,不是从流程的开始一步步分析下去,而是从流程的结束一点点往回排查。

  库存安全的流程开始是某种货物的第一批进入仓库,或者说,仓库里面本来放着多少个货物,也就是期初库存;而流程的结束是最后的盘点结果,也就是期末库存;从期初库存到期末库存之间同种货物的入库、出库、移库动作,就是库存安全的主要流程。

  对于库存安全流程来说,比较常见的问题有几种:

  1. 第一种是记录不清楚。

  就目前来说,仓储信息系统的成本变得越来越低,只要规范操作,都能留下准确的货物变动痕迹。而传统的仓储管理,是没有系统的,主要靠库位上的出入库和盘点登记卡,这个卡片的问题有两个:

  第一个是记录信息不够具体,太具体的话影响操作效率;

  第二个是实践中有很多偷懒现象。

  就个人观点而言,在这里偷懒是非常正常的:不好判定责任方、缺乏检查机制和结果反馈,在这种卡片上花费太多管理精力是不值得的,而且对于快进快出仓库,这样的卡片管理就完全不适用了。

  记录不清楚的结果就是,我们知道期初有多少,期末有多少,但中间什么时候入库多少,出库多少,很难说得清楚,后面排查,就全靠大家凑在一起比拼记忆力了。

  2. 第二种是资料不规范。

  在实际的仓储操作中,除了系统,在操作过程中通常还会使用各种纸质的单证资料。

  一方面,这些资料与系统有着相互参照印证的关系,我们无法保证操作系统的时候录入的信息就是完全准确的,同时纸质资料上往往还会备注一些必要时可供参考的具体操作情况。

  另一方面,部分资料也有着交接凭证的功能,作为财务操作的必要材料。这些资料容易出现的问题并不是不存在,而是不完整,不规范。只要确定了明确的单证操作规范和和整理标准,能定期清点归档,就能免去后期找不到资料,或者找到了却看不懂备注信息的尴尬。

  3. 第三种是技术有不足。

  对于现在的仓库来说,视频监控设备已经是最为基础的设施之一了,哪怕不能全库覆盖,至少出入库区域肯定是有高清摄像头实时监控的。当然,对于比较有经验的仓库,大多会同时在库内打包区域也设立高清摄像头。

                                            

  这样,所有货物的出入库都有了完善监控。就目前的摄像头与硬盘成本来说,我们认为这些措施都是仓库安全管理的基础要求。

  4. 第四种是流程期间与记录区间不匹配。

  一般来说,库存安全流程的期间就是两次盘点的间隔期间,而现在容易遇到的问题是,盘点区间一般是一个月,而监控视频文件的存储期间一般只有半个月到一个月。那么,造成的结果就是:在月末盘点发现异常之后,如果判断月初的某次操作需要复核,往往已经找不到对应时间的视频了。

  解决方法要么缩短盘点期间,要么多购买硬盘。

  当然,安全流程的完善,只是使事情具有一定的可追溯性,应对安全异常,我们可以一条一条地去查找缺漏,逐步考虑解决的办法。

  除了库存安全流程本身,我们首先要关注的还是常规的出入库操作流程,如果常规的操作流程有缺漏,对仓库安全的影响是巨大的,例如,仓库的出入库是否有双重核对机制等。

  对于货物价值不高但出入库流量很大的杂货仓库来说,出库货物的复核机制不太好设计,哪怕不能扫描条码复核,也要人工清点,并对清点设立考核机制。

  如果没有这个考核机制,一个库存准确率可以控制在万分之五的仓库,最后运作的结果就只有万分之二十至三十之间,如果操作人员不稳定,这个数据还会加倍难看。

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