一文读懂仓库账实分离

九州物流网2022-04-11

  概念简介

  账实分离,从字面拆开来看:

  账,指的是系统账,最终纳入财务系统的账;

  实,指仓库实物,也就是库内被管理的物料;

  分离,指的是管账和管实物由不同的人操作。

  在相当一部分的企业中,仓管员只负责实物管理和电子手工账目的记录,系统账则由专门人员负责。

  为什么采用账实分离制度?

  参照财务上钱账分离原则(管钱的不管账,管账的不管钱),使仓管员和制单员相互牵制,相互监督,从而减少错误和个人私自调账掩盖账实不符的可能性;

  账实分离使得管物和管账的工作更单一,更容易做到专业,达到专业的人做专业的事的目的,从而提高工作效率和工作质量;

  专人专职管账,由管账的人统一与外部门对接,使得仓库与公司其他各部门尤其是财务部沟通更顺畅,查询更便捷,从而大大提高部门间的沟通效率;

  大多数公司一线仓管工资水平普遍不高,有一定能力的仓管员流动性很大,对仓库管理带来被动,而由于不做系统账,对仓管员的整体水平要求大大降低,相同的待遇水平可以稳定大多数仓管。

  账实分离制度的弊端

  极易发生实物仓管不知数的情况,出现账实不符时的查对困难;

  仓管员与制单员之间日常单据交接、对账和盘点时很容易出现扯皮现象,加大管理难度;

  对于小仓库来说,需要增加一个人做单据录入和表单处理,增加人工成本;

  由于分人管物与管账,回单及时、入账及时要求更高,否则容易产生库存数据滞后与失效。

  小编观点

  综合来说,账实分离还是利大于弊,可以为绝大多数仓库采用,但实行账实分离的同时,必须有一些配套工作来支持账实分离操作。

  制定并逐步完善科学可行的流程、明确的职责范围及规范的制度要求来支持账实分离操作,避免管实物的人与管账的人相互之间扯皮,也避免仓库与其他部门之间出现纠纷;

  设计可简单填录的库存电子手工账,让实物仓管按要求及时录入(如仓库条件许可,可用现场物料卡代替电子手工账),避免出现实物仓管不知数现象;

  同时,按仓库性质,在盘点周期内定期或不定期由制单人员打印系统中的库存明细,由实物仓管进行账账核对,以便及时发现账实异常;

  建立日清日结制度,要求当日所有单据当日处理完成,避免库存数据滞后,使即时库存准确有效,更好的为计划、物控、财务等相关部门提供数据支持;

  合理分工,优化人员,使仓管人员整体编制人数不变,不增加整体人工成本,对于小企业本来仓管少的、仓库事务不多的,实物仓管和账务仓管都可由人兼任。

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