善用信息化系统设置,提升仓库库存数据安全性与准确性

九州物流网2022-05-24

  在实际操作中,一般企业还是存在一些管理漏洞,如年底盘点时,仓库帐目与实际库存量不符,有的甚至不能查明原因,连仓库管理员自己都不清楚。

  这些问题的产生,有的是因为管理方面的漏洞,有的则是管理人员缺少系统方面的观念意识,没有善用系统,辅助对仓库加强管理。

  本文将通过一些实操案例,揭示如何通过ERP系统对仓库进行限时性设定,从而最大程度上保障企业库存的准确性与安全性。


  虚拟库存的设定

  企业在生产管理中,有时候需要委外加工。如有个订单,企业若自己生产的话,无法满足客户的交期。所以,就把这张订单委托给外面的加工商进行生产。加工商根据企业给的加工任务,到企业领取原材料。

  但是,因为这个加工商在企业内部,那企业要如何管理这些因委外生产的材料而发出去的物料呢?

  在手工管理中,主要存在如下问题:

  1、委外的材料,企业无法有效进行追踪。仓库只把材料发出去就算了,没有后续的追踪。当加工商把委外生产的产品入库时,仓库管理人员对剩余的材料也不做处理,即使有多的材料,其也不向加工商索取。

  2、有时候,企业会把有些常用的原材料,如PVC料、包装袋等常规材料,多发给加工商,而不是根据生产的需用量来发料。对于这些材料如何追踪与管理,是一个非常头疼的问题。

  在ERP管理中,我们可以把加工厂当作是企业的一个仓库,发给加工商的材料,都当做材料的移库,即把原材料从企业的原材料仓库移到加工商仓库,当成品入库时,再利用“自动扣料”等功能,把材料从加工商仓库扣除。

  如此,企业要求对方生产多少,对方完工多少,就扣多少的材料。这么控制后,即使企业多发材料给加工商,也没有关系。可以通过查询加工商仓库,就可以知道加工商那边还有多少材料,无论是时候追踪,还是发料扣减,都非常的方便。

  禁止负数出库

  利用以前一些简单的进销存系统,有时候会有一个奇怪的现象。如有时候会发现,系统的帐上,仓库物料库存数量竟然会是负数,这与实际明显不符。物料最多用完,数量为零,怎么会出现负数呢?出现负数,则说明库存的帐目与实际肯定不符。这是一个明显的错误。

  在ERP系统中,加入了这一控制,即不允许负数出库。这可以督促用户,及时输入单据。

  在实际管理中,可能会出现这一问题。如供应商上午10点送来材料,在材料还没入库点收,生产人员为了赶交期,就跟仓库人员在门口“抢”材料,直接把原材料拉到了车间生产线上,进行生产。而仓库人员会以材料没有入库为借口,不入入库单;而车间人员事后补领料单领料。入库没入,直接领料,库存数量就会出现负数。有了仓库不能负数出库的限制,则在ERP系统帐上没有材料的数量时,领料单无法审核,领料人员也就领不出材料了。

  这个限制,就有利于用户遇到一些特殊情况,如急单的情况,发现问题就处理一个问题,而不会相互的推委,最后,导致问题一大堆。

  入出库单,必须有来源单据

  在ERP系统中,可以做此限制,任何涉及到入库、出库的东西,都必须要有原始单据。如供应商在入库时,必须要有采购单,没有采购单,入库单就无法审核,无法打印,即使供应商把材料放在企业,供应商也没有单据可以向企业催款;没有领料单,仓库也不可能直接把货发给车间,因为如此做的话,必然会导致帐实不符,到时候,仓库管理员要承担这个责任的,其很可能会因此丢了这个饭碗,所以,仓库管理员不会卖这个人情。

  除了控制外,还有利于事后稽核。企业管理人员只要一查系统,不用几秒时间,就可以查到哪些出库动作没有原始单据。这比企业一张张的去查询出货单、入库单,要方便的多。企业甚至可以做到,每天稽核一次,也不需要花费用户多少时间。

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